上次說到要進(jìn)行供貨商管理，所以今天就來談?wù)劜少徤婕暗降囊恍﹩栴}。此次7月26日天財商龍餐飲研究院公開課課程邀請的天財商龍CPO張璇，擁有十年深耕供應(yīng)鏈領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)、《東方美食》刊文發(fā)表其文章的經(jīng)歷，更是服務(wù)過包括和合谷、老家肉餅等多家知名品牌，專業(yè)的講師、有內(nèi)涵的內(nèi)容，不可多得的機(jī)會，不要錯過！

采購作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)流程

1.采購預(yù)估

采購預(yù)估實(shí)質(zhì)上就是一個模型，一個公式。

在這個模型下，管理者需要注意“當(dāng)前庫存量”，因?yàn)槿绻愕漠?dāng)前庫存量是不準(zhǔn)的，那么采購預(yù)估根本就運(yùn)行不起來。

如果最終的采購預(yù)估量小于安全庫存，那么就應(yīng)該以最低庫存量進(jìn)行采購。否則會造成盲目的零庫存。對于餐飲行業(yè)來說，過度的零庫存是危險的，因?yàn)樗鼤档推髽I(yè)抵御風(fēng)險的能力。而庫存保有量太高，又會導(dǎo)致你的資金占壓。所以合理的采購預(yù)估非常重要。

2.采購申購

有了預(yù)估模型，在申購環(huán)節(jié)只需要把預(yù)估的數(shù)字填到申購單上即可。

需要注意的是，這個申購單一定是由庫管來填寫的。因?yàn)橹挥袔旃懿胖滥男齑媸墙咏钚齑?、誰找我要貨都發(fā)不出去了。在這個過程中，庫管只需關(guān)注缺貨量和到貨時間，不必考慮供貨商。

3.采購下單

庫管填好申購單，單據(jù)將流轉(zhuǎn)給采購員，這個時候就是采購下單。接下來就需要完成“三方審核、三方驗(yàn)收、雙方對賬”的流程：庫管一次審核要貨情況，采購員二次審核供貨商和價格，采購經(jīng)理三次審核供貨商和價格的合理性。

經(jīng)過三次審核后，訂單就會發(fā)出。如果應(yīng)用了天財商龍云供應(yīng)鏈系統(tǒng)，這個訂單可以通過供應(yīng)商EDI直接發(fā)送到供貨商手機(jī)上，完成訂單的傳遞。

4.采購驗(yàn)收

貨物送到之后，由廚師長、庫管和采購員三方驗(yàn)收。廚師長（或者研發(fā)部）對品質(zhì)負(fù)責(zé)，采購對價格負(fù)責(zé)，庫管對數(shù)量核驗(yàn)并登記臺賬。

采購驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，另外一個維度就是明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。為什么這個貨能收，那個貨不能收？需要有明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是圖文相兼的，包括含水量的百分比等，最好能夠把它數(shù)字化量化的表現(xiàn)出來。這樣體系化的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)才是BOM卡、門店出成率、成本卡能夠穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

通過智能化設(shè)備提高驗(yàn)收效率是有效的。天財商龍供應(yīng)鏈智能電子秤可應(yīng)用于所有的稱重環(huán)節(jié)，比如發(fā)貨盤點(diǎn)等一系列工作，直接將收貨數(shù)據(jù)上傳到餐飲供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，并留存現(xiàn)場驗(yàn)收時的照片。節(jié)省人工、避免二次錄入、可脫電脫網(wǎng)使用…天財商龍供應(yīng)鏈智能電子秤還在不斷升級新功能，讓供應(yīng)鏈管理中所有涉及到稱重的環(huán)節(jié)都極大的提高效率。

采購財務(wù)處理

采購結(jié)賬包括三個方面：供貨商定價會議、事后對賬、結(jié)賬賬期合理化。

1. 供貨商定價會議

供貨商定價會議是需要廣大餐飲老板注意的。現(xiàn)在很多餐飲企業(yè)存在與供貨商后置定價的現(xiàn)象，表面上看先用貨后付款，隨市場波動價格變化，供需雙方都合適，但實(shí)際上這樣的后置定價對餐企是會帶來傷害的。因?yàn)樨浳镆坏?yàn)收使用，要付多少貨款完全取決于供貨商的“要價”，這樣餐企是非常被動的。

正確的做法是盡可能的在每一期定價之前，比如一個月或者說兩周，召開供應(yīng)商定價會議，與供應(yīng)商商定下一期的價格，商定的依據(jù)是當(dāng)前市場行情。需要注意的是，餐企自身要派出市場調(diào)查員去調(diào)查同種商品在市場上的普遍行情，以及從自己的系統(tǒng)當(dāng)中提取出價格波動，包括在前五次的采購、不同供貨商的采購，以及在同一供貨商之內(nèi)前30天的價格波動的情況，作為綜合依據(jù)來商定下一期的供貨價格。在商定好價格之后、下一期之前，無論市場行情怎么波動，都不再變了。如果雙方訂價低了，餐企負(fù)責(zé)。訂價高了，供貨商負(fù)責(zé)，如果雙方有損失，從下一期彌補(bǔ)。

2. 事后對賬

在事后對賬的環(huán)節(jié)，需要注意數(shù)據(jù)計算的方式。這時最好就是供貨商和餐企能夠有相同的數(shù)據(jù)來源。天財商龍供貨商EDI可以將餐飲企業(yè)的供應(yīng)鏈管理直接延伸到供貨商，供貨商那邊有一套數(shù)據(jù)，餐企這邊有一套數(shù)據(jù)，兩套數(shù)據(jù)來源是一致的，對賬自然就輕松很多。

在給供貨商結(jié)賬時，需要做到賬期合理。曾經(jīng)流傳的“盡可能的拉長我的結(jié)賬周期，要盡可能縮短我的收賬周期”的說法，看似占了很大便宜，但事實(shí)上市場都是共贏的，如果你讓別人賺不著錢，受損失的早晚還是自己。只有保障了供貨商的合理利益，才能獲得長期穩(wěn)定的服務(wù)。

3. 結(jié)賬賬期合理化 

在財務(wù)處理問題上，因?yàn)橹饕婕皩I(yè)的財務(wù)知識，這里僅對“往來賬款”做一下強(qiáng)調(diào)，如果“應(yīng)付賬款”過多，時間長了就會讓稅務(wù)部門把這個部分視同于你的收入，需要補(bǔ)稅。所以往來帳需要會計引起足夠的重視。

倉儲管理

倉儲管理涉及三個要點(diǎn)。第一個合理庫存，第二個日清日結(jié)，第三個按時盤點(diǎn)。

1.合理庫存

提到合理庫存，一般很容易聯(lián)想到庫存上下限，庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)。但其實(shí)“采購占銷比”是能夠更有效反應(yīng)庫存的數(shù)據(jù)指標(biāo)。采購占銷比是采購金額和當(dāng)期銷售額的比率，當(dāng)采購占銷比等于成本率的時候就是零庫存。如果企業(yè)的預(yù)期毛利率是65%的話，那么采購占銷比在41%左右就意味著庫存是相對比較合理的。

如果企業(yè)的采購占銷比，比預(yù)期毛利率高很多，就意味著買的東西太多了，不但占壓了庫存，而且占壓了你的資金。如果說采購占銷很低就意味著抵御風(fēng)險的能力會很差，庫存保有量太低了，但是這種情況很少，因?yàn)橐话悴宛^都不會讓自己輕易斷貨。那么更可能發(fā)生的情況是會計的賬是錯的，里面肯定有漏記賬的地方。

2.日清日結(jié)和按時盤點(diǎn)

管好庫存的一個重要方法是“把庫管當(dāng)做出納用”。

從庫管這個環(huán)節(jié)開始，采購入庫要日清日結(jié)，先打單再領(lǐng)用、必須憑單據(jù)領(lǐng)用。每日要審賬，要保證賬實(shí)相符，而且還要保證它是正確的。

按期盤點(diǎn)，監(jiān)盤復(fù)審，有監(jiān)盤人有復(fù)審人，這是對盤點(diǎn)的要求。

盤點(diǎn)的周期，首先要確定哪些東西是每日一盤的，哪些東西可以半月盤，哪些東西可以月盤，然后盤點(diǎn)人是誰，監(jiān)盤人是誰。

天津市神州商龍科技股份有限公司是專為連鎖餐飲企業(yè)提供餐飲信息化整體解決方案及管理咨詢服務(wù)的高新技術(shù)企業(yè)。產(chǎn)品品牌“天財商龍”創(chuàng)立于1998年，是國內(nèi)具有深厚行業(yè)底蘊(yùn)的餐飲信息化品牌。目前公司擁有互聯(lián)網(wǎng)SaaS技術(shù)三大餐飲系統(tǒng)產(chǎn)品線——智能POS餐飲管理系統(tǒng)、CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、SCM餐飲供應(yīng)鏈系統(tǒng)，產(chǎn)品包括收銀軟件管理、廚房管理、智能掃碼點(diǎn)餐系統(tǒng)、庫房管理、餐飲會員管理系統(tǒng)、餐飲供應(yīng)鏈系統(tǒng)、移動掃碼點(diǎn)餐支付、微信智慧餐廳等，適用于不同規(guī)模、各種業(yè)態(tài)的餐飲企業(yè)。