門店入庫是餐廳每天都在做的事，但是，很多餐企成本管控不見成果，其實就是因為在入庫環(huán)節(jié)存在疏漏。
本次10大核心場景系列課程，天財商龍高級運營顧問郝傳盛老師，就從門店驗收入庫的管理角度，為常見問題給出了解決方案，并梳理了詳細(xì)的門店入庫規(guī)范。
2個維度做好入庫環(huán)節(jié)
餐飲門店的入庫環(huán)節(jié)，實際上可以分為2個部分：一是原材料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量可靠，稱為“驗收”；二是對賬的賬目清晰，價格準(zhǔn)確，稱為“入庫”。
這兩個環(huán)節(jié)，分別需要不同的人員關(guān)注。在驗收環(huán)節(jié)，需要采購和檔口負(fù)責(zé)人仔細(xì)核對，而入庫環(huán)節(jié)則依靠庫管和財務(wù)人員關(guān)注。
在課堂上，郝老師羅列了餐飲企業(yè)在驗收環(huán)節(jié)的常見問題：
并指出，驗收是“現(xiàn)場工作”，供貨商送貨時門店必須有人現(xiàn)場驗收，在數(shù)量上應(yīng)與采購計劃一致，送多送少都不對，此外門店應(yīng)在稱重同時拆封檢查，否則將影響后續(xù)菜品出成率，不利于成本管控的準(zhǔn)確性。
在入庫環(huán)節(jié)，郝老師特別強調(diào)了門店常見的一個“離奇”問題，即“門店整體毛利沒問題，當(dāng)核算檔口成本的時候，有的檔口成本過高，有的檔口成本過低”。
造成這一問題的原因，基本上就是因為門店在入庫時以供應(yīng)商的入庫單據(jù)為準(zhǔn)，造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。
5個步驟保障入庫準(zhǔn)確
一、制定驗收標(biāo)準(zhǔn)。
通常來說，驗收標(biāo)準(zhǔn)就是采購標(biāo)準(zhǔn)。因此，餐飲企業(yè)首先要整理出原料的規(guī)格、驗收等方面的文字描述。具體包括產(chǎn)地、品項色澤、單份原料的規(guī)格等等。
二、確定好送貨時間并準(zhǔn)備好驗收容器和衡器
郝老師建議餐飲企業(yè)將各供應(yīng)商的送貨時間間隔開，錯峰驗收，效率都更高。
三、確定好參與驗收的人員
一般是要求三方驗收（廚房、庫管、供應(yīng)商），但是由于目前天財商龍供應(yīng)鏈智能電子秤可以支持拍照，所以也可以兩方驗收完成這項工作。
四、規(guī)范使用智能電子秤
郝老師強調(diào)，智能電子秤的優(yōu)勢在于實現(xiàn)多崗位的“協(xié)同辦公”，讓數(shù)據(jù)在一個閉環(huán)內(nèi)，確保了準(zhǔn)確性、避免采購漏洞。
此外，他也介紹了很多天財商龍供應(yīng)鏈智能電子秤的優(yōu)勢功能：
五、驗收過程中的細(xì)節(jié)要求
郝老師強調(diào)，在落地執(zhí)行過程中，并不是依靠系統(tǒng)能夠完全解決所有問題，而是要更多的進行各崗位人員的組織執(zhí)行和能力培養(yǎng)。
4個常見錯誤影響入庫單準(zhǔn)確性
很多庫管或財務(wù)人員經(jīng)常會問：系統(tǒng)錄入時，錄錯了怎么辦？
從操作的角度上說，發(fā)現(xiàn)的及時性大于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此，郝老師介紹了幾種發(fā)現(xiàn)錯誤的方法：
1、品項名稱錯誤。在制作成本卡時，如果和業(yè)務(wù)使用時品項名稱不同，會形成只有理論用量，沒有實際用量，就會造成月末報表分差過大。
2、規(guī)格錯誤。這是一種由于驗收時、供應(yīng)商送貨時、采購標(biāo)準(zhǔn)未寫明等原因造成的錯誤，實際上就會形成用花了高質(zhì)量原料的錢，用了低質(zhì)量原料的活，導(dǎo)致毛利降低。
3、單位錯誤。每天查看入庫單就能及時發(fā)現(xiàn)此類問題。
4、數(shù)量/單價錯誤。
3張報表精細(xì)查詢門店采購數(shù)據(jù)
原料分差分析表：查看期初入庫、期末理論用量和實際用量的情況
品項進銷存按類型查詢的報表：記錄品項周轉(zhuǎn)、流轉(zhuǎn)、往來的情況。
采購供貨商對賬表：每個月財務(wù)人員可以從這張報表上與供貨商進行結(jié)算。
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