進銷存管理之門店報貨，您的餐廳是不是在用浮于表面的工具報貨？

2024/10/16

報貨數(shù)量的準確度直接影響到貨品是否積壓、現(xiàn)金流占用、食品安全等多個方面，但因為門店報貨的工作太過于“日常”，反而容易被經(jīng)營者忽略。

本次天財商龍10大核心場景系列課，天財商龍高級運營顧問于霞就從門店報貨的概念、報貨常見的問題、報貨標準流程等多個方面，全面解析門店報貨。

與成本、顧客評價息息相關原來這才是門店報貨！

門店報貨有4個不同的階段：

1.0時代：傳統(tǒng)報貨-紙質單

2.0時代：通過專門手機或網(wǎng)頁端，隨時隨地報貨

3.0時代：通過專業(yè)且系統(tǒng)的操作培訓執(zhí)行標準的SOP進行科學的合理的進行報貨

4.0時代：用大數(shù)據(jù)分析技術結合門店的歷史銷售數(shù)據(jù)、季節(jié)變化、節(jié)假日等因素智能預測未來的需求進行報貨。比如，旅游旺季來臨前，系統(tǒng)會自動提醒門店增加某熱門菜品所需食材的報貨量。

因此，標準的門店報貨是門店庫存管理流程的好開端、也是餐飲行業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，對成本和顧客體驗都是非常重要的。

如果門店報貨過多，導致食材過剩不新鮮，這樣前廳在用餐時，很有可能影響口感，降低顧客滿意度。如果顧客差評被其他顧客看到，必然影響到店的顧客流量。

弊端重重！傳統(tǒng)報貨方式隱患多

1、效率低下

需要確認收到、整合所有門店的報貨數(shù)量。流程繁瑣導致報貨周期長，影響門店正常運營。

2、準確性難以保證

手寫報貨單可能因為字跡不清晰、換算系數(shù)計算錯誤、口誤等導致數(shù)量、品種出現(xiàn)錯誤。

3、成本較高

大量人力參與報貨——人力成本高。

采購量誤差大，需要調貨、補貨帶來更多的成本——誤差成本

4、缺乏數(shù)據(jù)分析支持

無法對銷售和庫存數(shù)據(jù)進行有效分析，無法根據(jù)銷售判斷趨勢和進行決策。

5、溝通不及時

餐廳之間、餐廳與供貨商之間的協(xié)調不暢，導致運營效率低。

常見問題您的門店報貨也出現(xiàn)過！

多報少報、錯報漏報、隨意加單，都是報貨過程中常見的問題。

這些問題都是表面看似有報貨工具，但實際無法避免因為操作不規(guī)范帶來后續(xù)問題的。

上述問題最終導致的結果就是積貨、斷貨。

舉例來說，某檔口廚師將牛蛙錯報為鮮牛蛙，這種入庫和盤點品項不一致，直接導致食材耗用上出現(xiàn)差異。再如，某門店的海鱸魚，期初數(shù)量是100條，入庫了200條后，期末數(shù)量達到250條。這種入庫數(shù)量小于門店剩余數(shù)量，說明這一期只銷售了50條，其實不需要再對海鱸魚進行訂貨。多報貨帶來的就是貨物積壓、資金占壓、影響食用口感。

標準流程這樣的門店報貨，不出錯！

標準流程，實際就是要注意品項統(tǒng)一、時間統(tǒng)一、方法統(tǒng)一。

于霞老師強調，品項統(tǒng)一主要指原材料名稱的統(tǒng)一，不要出現(xiàn)“土豆”、“馬鈴薯”、“洋芋”等多個名字指向同一原料的現(xiàn)象。

時間統(tǒng)一主要是規(guī)定報貨時間，可以安排在閉店后，比如晚上9-10點，后廚原料剩余量比較穩(wěn)定的時間，門店統(tǒng)一報貨。

此外，于老師還強調，應用了天財商龍供應鏈管理系統(tǒng)的餐飲企業(yè)，如果某原料有固定且唯一的供貨商，可以設置成報貨模板。

有模版時，下采購報貨單，系統(tǒng)可以自動審核。如果某一原料有多個供貨商，則門店報貨后需要由采購人員分派供貨商，不要使用報貨模板。

數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)高效&精準的報貨！

于老師在課程上，按步驟講解了使用天財商龍供應鏈管理系統(tǒng)進行報貨的流程，同時特別強調了要注意以下幾點：

1、設置供貨商

注意在供應商管理中把“自動接單”、“接單后自動發(fā)貨”、“全部發(fā)貨后自動配送”這三參數(shù)開啟。

2、訂貨方案新增

注意避免出現(xiàn)，在同一訂貨方案內(nèi)單一品項綁定多個供貨商。否則當采購計劃單按該訂貨方案采購該品項時，對應品項無法自動分派，單據(jù)被退回至采購計劃分派單中等待手動分派。

此外，于老師也在課程中著重介紹了門店報貨里的PDCA法則：

P(Plan):首先要設計門店報貨SOP手冊，要員工知道幾點包括、避免偶發(fā)因素影響報貨。

D(Do):然后總部要追蹤門店相關人員是否按操作流程正確報貨。

C(check):檢查報貨執(zhí)行情況：包括檢查品項設置是否正確、是否審核了已稱重的品項，比如需要稱重的貨物是否都進入到電子秤稱重報貨，如果沒有進入，就要檢查后臺設置中，是否在品項信息里設置了“參與稱重”。

最后要通過數(shù)據(jù)分析檢查報貨合理性，也就是所有門店有沒有多報、少報、漏報。比如，在庫存不變的情況下，采購成本就是實際成本。所以正常情況下，毛利+采購成本=100%，而下圖顯示的情況，折前毛利率是76、整體的采購占銷比是29，兩項綜合為105，超過了100，說明采購偏多。這時，庫存金額顯示有500多萬的庫存，其中397萬都是海參，這就說明了海參訂貨量過多，導致庫存偏大。